為進一步規范會議室的使用管理，提高使用效率，合理安排會議室，使會議室的管理和使用更加規范、合理，制定本規范：
一、會議室基本情況
| 會議室名稱 | 地點 | 座席數 |
| 第一會議室 | 行政樓一層 | 54 |
| 第二會議室 | 行政樓二層 | 54 |
| 第四會議室 | 行政樓四層 | 30 |
| 第五會議室 | 行政樓五層 | 30 |
| 第八會議室 | 行政樓八層 | 38 |
| 第九會議室 | 行政樓九層西 | 35—53 |
| 第十會議室 | 行政樓九層東 | 35—53 |
二、使用范圍
第8、9會議室為院黨委會、院長辦公會、院黨政聯席會、重要專題會議專用會議室；第10會議室主要用于院領導接待上級領導、兄弟院校領導、重要外賓、重要企業領導等以及重要的視頻會議。以上會議室原則上不作其他用途。因工作需要，其他內容的會議須經院辦分管院領導審批后方可使用。
第1—5會議室，主要用于各職能部門組織召開的院級或部門會議。
會議室由院黨政辦公室統一管理，統籌協調安排使用。同時，院黨政辦負責會議系統設備運行管理和維護以及會議室的衛生保潔等。
三、使用程序
會議室使用需提前預約，由會議承辦部門指定人員，在會議前一到兩個工作日到行政科辦理預約登記手續，明確會議內容、與會人數、使用時限等確定使用會議室。辦公室按照“先預約先使用”的原則統一安排，協調落實后回復會議承辦部門聯系人。
四、工作要求
（一）使用部門要注意保護會議室各種設施，不得隨意搬動或挪作它用，不得擅自動用音響、投影、視頻等設備，避免損壞或丟失。
（二）會議承辦部門應提前到達會場，進行會場布置和設備調試，按會議需要備好茶水，保持會議室干凈整潔，桌椅整齊，會后及時打掃清理。部門組織召開的會議由本部門安排人員進行會務服務和保障（包括茶水等）。
（三）會議室內嚴禁吸煙、隨地吐痰，不得亂扔紙屑、雜物，桌面等部位不得隨意張貼、涂寫。在會議室懸掛、張貼標語條幅，需在辦公室專人指導下開展，并在用后及時清除，以保持墻面整潔。
（四）會議室使用完畢后，應及時關閉各種電源，關好門窗，并通知辦公室行政科。
（五）學生會議不得使用行政樓會議室，部門不得為學生會議申請會議室。
本規定自下發之日起執行，由院黨政辦公室負責解釋。